Vermeiden Sie Zahlungsrückstände mit der neuen AppyBee Paywall

Openstaande facturen kosten niet alleen geld, maar ook veel tijd. Je moet betalingsherinneringen versturen, controleren welke klanten al hebben betaald en soms handmatig de toegang tot je locatie of lessen blokkeren.

Met de nieuwe AppyBee Paywall automatiseer je dit proces. Klanten met een openstaande factuur kunnen – na een door jou ingestelde respijtperiode – automatisch worden geblokkeerd voor toegang tot je locatie, het maken van nieuwe boekingen of allebei. Zodra alle openstaande facturen zijn betaald, wordt de blokkering automatisch opgeheven.

Zo houd je controle over je betalingen, zonder dat je iedere klant handmatig hoeft te controleren.

Wat is de AppyBee Paywall?

De AppyBee Paywall is een slimme instelling waarmee je bepaalt wat er gebeurt wanneer een klant een factuur niet op tijd betaalt.

Je stelt de Paywall één keer in via de facturatie-instellingen van AppyBee. Vervolgens wordt deze automatisch toegepast op alle klanten binnen je onderneming.

Je kunt kiezen uit twee soorten blokkeringen:

• Toegang tot de locatie blokkeren
• Nieuwe boekingen blokkeren

Je kunt één van deze opties inschakelen of beide opties combineren.

Belangrijk om te weten: de AppyBee Paywall werkt op factuurniveau. De blokkering wordt dus geactiveerd wanneer een factuur langer openstaat dan de ingestelde respijtperiode.

Zelf bepalen wanneer een klant wordt geblokkeerd

Niet iedere mislukte betaling hoeft direct tot een blokkering te leiden. Een betaling kan bijvoorbeeld vertraagd zijn of een automatische incasso kan tijdelijk mislukken.

Daarom bepaal je zelf hoeveel dagen een factuur open mag blijven staan. Deze periode noemen we de respijtperiode.

Je kunt bijvoorbeeld instellen dat een klant pas na 7, 14 of 30 dagen wordt geblokkeerd. Tot het einde van deze periode kan de klant de app, toegang en boekingsmogelijkheden normaal blijven gebruiken.

Is de factuur na deze periode nog steeds niet betaald? Dan treedt de ingestelde blokkering automatisch in werking.

Automatisch toegang blokkeren bij een openstaande factuur

Gebruik je AppyBee voor toegangscontrole met een QR-code? Dan kun je klanten met een betalingsachterstand automatisch de toegang tot je locatie blokkeren.

Wanneer een geblokkeerde klant in de app een QR-code probeert te openen, wordt deze niet gegenereerd. In plaats daarvan verschijnt een duidelijk scherm met:

• De melding dat de toegang is geblokkeerd
• Een overzicht van de openstaande facturen
• Het factuurnummer, bedrag en de factuurdatum
• Een knop om de factuur direct te betalen
• Een mogelijkheid om de factuur te downloaden

De klant ziet daardoor meteen waarom de toegang is geblokkeerd én wat er nodig is om het probleem op te lossen.

Dit voorkomt ongemakkelijke discussies aan de balie en bespaart medewerkers veel administratief werk. Je hoeft niet meer handmatig te controleren of een klant nog openstaande facturen heeft voordat je de toegang blokkeert.

Nieuwe boekingen blokkeren bij betalingsproblemen

Naast de toegang tot je locatie kun je ook nieuwe boekingen blokkeren.

Een klant met een openstaande factuur kan het rooster en de beschikbare groepssessies nog steeds bekijken. Zodra de klant een nieuwe boeking probeert te maken, wordt de boeking geweigerd.

De klant krijgt vervolgens een melding met:

• De reden waarom boeken tijdelijk niet mogelijk is
• Een overzicht van de openstaande facturen
• De mogelijkheid om direct te betalen

Bestaande boekingen worden niet automatisch geannuleerd. De klant kan deze boekingen nog steeds bekijken en eventueel zelf annuleren. Ook kan de klant zich op een wachtlijst plaatsen. De controle vindt plaats op het moment dat er daadwerkelijk een boeking wordt gemaakt.

Zo voorkom je dat betalingsachterstanden verder oplopen, terwijl de klant wel inzicht houdt in het rooster en zijn of haar bestaande afspraken.

Automatisch deblokkeren na betaling

Een groot voordeel van de AppyBee Paywall is dat het volledige proces automatisch verloopt.

Zodra de klant alle openstaande facturen heeft betaald, worden de blokkeringen direct opgeheven. De klant kan daarna weer:

• Een QR-code voor toegang genereren
• Nieuwe lessen of afspraken boeken
• Normaal gebruikmaken van de beschikbare diensten

Een beheerder hoeft de klant dus niet handmatig vrij te geven. Dit voorkomt vertraging en zorgt ervoor dat een klant na betaling direct weer verder kan.

Heeft een klant meerdere openstaande facturen? Dan moeten deze allemaal zijn betaald voordat toegang en boekingen worden hersteld.

Openstaande facturen snel bekijken en betalen

Klanten hoeven niet te wachten totdat zij tegen een blokkering aanlopen. In de AppyBee-app kunnen zij hun facturen op ieder moment zelf bekijken.

Onder het profiel staat de optie Facturen. Wanneer er openstaande facturen zijn, verschijnt hierbij een teller met het aantal facturen dat nog betaald moet worden.

De klant kan hier snel:

• Alle facturen bekijken
• Openstaande facturen herkennen
• Facturen downloaden
• Factuurbedragen en datums controleren
• Een openstaande factuur direct betalen

Hierdoor hebben klanten altijd inzicht in hun betaalstatus. Ook wanneer alle facturen betaald zijn of wanneer er nog geen facturen beschikbaar zijn, blijft het factuuroverzicht eenvoudig bereikbaar.

Ook snel inzicht in een strippenkaart

Naast openstaande facturen willen klanten natuurlijk ook weten hoeveel tegoed zij nog hebben. In AppyBee kunnen klanten daarom snel hun strippenkaart bekijken en controleren hoeveel lessen, bezoeken of credits nog beschikbaar zijn.

Dit maakt het voor klanten eenvoudiger om hun gebruik zelf bij te houden. Ze hoeven niet meer te bellen, mailen of bij een medewerker na te vragen hoeveel strippen er nog over zijn.

Door facturen, betalingen, boekingen en strippenkaarten overzichtelijk in één app samen te brengen, verminder je het aantal administratieve vragen en geef je klanten meer controle over hun eigen account.

Een eigen bericht voor je klanten instellen

Iedere onderneming communiceert op een andere manier. Daarom kun je zelf bepalen welk bericht een klant ziet wanneer toegang of boekingen worden geblokkeerd.

Je kunt:

• Eén bericht voor alle talen gebruiken
• Per taal een afzonderlijk bericht schrijven
• De standaardtekst van AppyBee gebruiken

Zo kun je de boodschap laten aansluiten op de uitstraling en tone of voice van jouw sportschool, studio, vereniging of andere onderneming.

Een goede melding legt kort uit:

1. Dat er één of meerdere openstaande facturen zijn
2. Welke mogelijkheden tijdelijk zijn geblokkeerd
3. Hoe de klant de facturen kan bekijken
4. Dat de klant direct via de app kan betalen
5. Dat de blokkering na volledige betaling automatisch wordt opgeheven

De communicatie blijft daardoor duidelijk en professioneel, zonder dat je medewerkers zelf achter iedere betaling aan hoeven te gaan.

Minder administratie en sneller betaalde facturen

Betalingsproblemen oplossen vraagt normaal gesproken veel handmatig werk. Medewerkers moeten openstaande facturen controleren, contact opnemen met klanten, toegang aanpassen en na betaling controleren of een klant weer kan worden toegelaten.

De AppyBee Paywall automatiseert juist deze stappen.

Dat levert verschillende voordelen op:

• Openstaande facturen worden sneller zichtbaar voor klanten
• Klanten kunnen direct vanuit de app betalen
• Toegang en boekingen kunnen automatisch worden geblokkeerd
• De respijtperiode is volledig zelf in te stellen
• Blokkeringen worden na betaling automatisch opgeheven
• Medewerkers hoeven minder handmatige controles uit te voeren
• Klanten kunnen zelf hun facturen en strippenkaart bekijken
• Je verkleint de kans op langdurige betalingsachterstanden

Voor welke ondernemingen is de AppyBee Paywall geschikt?

De Paywall is interessant voor iedere onderneming die werkt met abonnementen, strippenkaarten, boekingen, facturen of toegangscontrole.

Denk bijvoorbeeld aan:

• Sportscholen en fitnessclubs
• Pilates- en yogastudio’s
• Dansscholen
• Vechtsportscholen
• Personal Trainer
• Wellness- und Gesundheitsstudios
• Vereine
• Unbemannte Sportanlagen
• Unternehmen mit QR-Zugang

Besonders bei unbemannten oder teilweise unbemannten Standorten ist eine automatische Zugangskontrolle bei offenen Rechnungen wertvoll. So müssen Sie nicht physisch anwesend sein, um Zahlungsbedingungen konsequent durchzusetzen.

Behalten Sie den Überblick über offene Rechnungen mit AppyBee

Mit der AppyBee Paywall kombinieren Sie Rechnungsstellung, Zahlungen, Buchungen und Zugangskontrolle in einem automatisierten Prozess.

Sie legen selbst fest, wie viele Tage Ihre Kunden Zeit haben, eine offene Rechnung zu begleichen. Danach kann AppyBee automatisch den Zugang zu Ihrem Standort, neue Buchungen oder beides sperren.

Der Kunde sieht sofort, welche Rechnungen noch offen sind, und kann diese direkt über die App bezahlen. Sobald alle offenen Rechnungen beglichen sind, wird der Kunde automatisch wieder freigeschaltet.

So lösen Sie Zahlungsprobleme schneller, reduzieren den Verwaltungsaufwand und geben Ihren Kunden einen einfachen Überblick über ihre offenen Rechnungen und ihr Guthaben.

Möchten Sie erfahren, wie AppyBee Ihre Rechnungsstellung, Buchungen und Zugangskontrolle automatisieren kann? Vereinbaren Sie eine unverbindliche Demo und erleben Sie selbst, wie AppyBee Ihr Unternehmen unterstützen kann.

‍